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請求書・領収書の保存期間は何年？メールで届いたPDFは印刷保存でいい？
確定申告が終わってホッとしたあと、机の上に積み上がった請求書と領収書の山を見て思うこと――「これ、いつまで取っておけばいいんだろう？」
さらに最近は、請求書がメールにPDFで届くことも増えました。
「印刷してファイルに綴じれば大丈夫」と思っている方は要注意です。
2024年1月から、メールなどでやり取りした請求書・領収書は「データのまま」保存することが義務になりました。
この記事では、国税庁の資料をもとに、保存期間の年数と、電子データの保存ルールをやさしく整理します。
とくに個人事業主の方には、「売上5,000万円以下なら要件が緩くなる」という大事な特例もあわせて解説します。
まず結論：紙の書類は「5年」でOK
請求書や領収書などの書類は、青色申告でも白色申告でも5年保存が基本です。
| 区分 | 帳簿 | 請求書・領収書・納品書などの書類 |
|---|---|---|
| 青色申告 | 7年 | 5年 |
| 白色申告 | 法定帳簿7年／任意帳簿5年 | 5年 |
「帳簿は7年、書類（請求書・領収書）は5年」と覚えておけば大丈夫です。
ただし、消費税の課税事業者は「7年」に注意
インボイス制度に登録している方など、消費税の課税事業者は、仕入税額控除を受けるために請求書等を7年保存する必要があるとされています。
迷ったら7年にそろえておくのが安全です。
捨てるのは、いつでもできます。
2024年から義務化された「電子取引データ保存」
ここからが本題です。
国税庁は、電子取引データについてこう定めています。
取引に関して、書面でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当する電子取引データを受領又は交付した場合、その電子取引データの電子保存が義務付けられています。
つまり、メールで届いた請求書PDFを印刷して、データを消してしまうのはNGということです。
対象になるもの（よくある例）
- メールにPDFで添付されて届いた請求書・領収書
- 自分がメールでPDFを送った請求書
- ネット通販（Amazon・楽天など）の領収書をダウンロードしたもの
- クレジットカードや電子マネーの利用明細をWeb上で受け取ったもの
対象にならないもの
- 紙で受け取った請求書・領収書（従来どおり紙で保存すればOK）
「紙は紙のまま、データはデータのまま」――これが基本のルールです。
電子データ保存の3つのルール
国税庁は、原則的な保存ルールを3つ挙げています。
① 改ざん防止のための措置をとること
次のいずれかが必要です。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- 受領したデータにタイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存する
- 改ざん防止のための事務処理規程を策定・運用・備付けする
個人事業主が一番現実的なのは4つめです。
国税庁がサンプル（ひな形）を公開しているので、それをダウンロードして自分の名前を入れて保管しておけば対応できます。
専用システムの導入は必須ではありません。
② ディスプレイやプリンタ等を備え付けること
保存データを確認できるパソコンとプリンタがあれば満たせます。
ふつうに仕事をしていれば問題ありません。
③ 「日付・金額・取引先」で検索できること
3つの要素で検索できる状態にしておく必要があります。
加えて、範囲指定検索・組み合わせ検索ができること、または税務調査等の際にダウンロードの求めに応じられることが求められます。
個人事業主にうれしい2つの緩和
緩和その1：売上5,000万円以下なら検索要件が不要
国税庁の資料には、こう注記されています。
「基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方」等は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、③の検索要件を満たす必要はありません。
多くの個人事業主・フリーランスがここに当てはまります。
税務調査でデータを出せるようにしておけば、検索できる形に整える必要はないということです。
緩和その2：検索が必要でも「ファイル名」で対応できる
検索要件を満たす必要がある場合でも、専用ソフトは必須ではありません。
国税庁は次の簡易な方法を示しています。
- 表計算ソフトで索引簿を作る（連番・日付・金額・取引先の一覧表）
- 規則性をもったファイル名（日付_金額_取引先の順）を付けて、1つのフォルダに集約する
ファイル名の例：
20240331_110000_(株)霞商店.pdf
20240210_330000_国税工務店(株).msg
20241217_220000_(株)霞商店.msg
この形でフォルダに入れておけば、パソコンのファイル検索で日付・金額・取引先のどれからでも探せます。
間に合わない場合の「猶予措置」
「ルールを知ったけど、いますぐ全部は無理…」という方のために、猶予措置があります。
次の両方を満たす場合は、電子取引データを保存しておくだけで大丈夫とされています。
- 原則的な保存ルールに従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合
- 事前の届出は不要
- 「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められる
- 税務調査の際に、データのダウンロードの求めと、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに、それぞれ応じられるようにしている場合
ポイントは、国税庁の資料にある通り「まずは、電子取引データを消さずに保存すること」。
ここさえ押さえておけば、いきなり大問題になることはありません。
今日からできる保存のしかた（おすすめ手順）
- パソコンに「請求書_2026」のようなフォルダを1つ作る
- メールで届いた請求書・領収書のPDFを、日付_金額_取引先 のファイル名にして入れる
- 自分が送った請求書のPDFも同じフォルダへ
- 国税庁のサンプルをもとに「事務処理規程」を1枚作って一緒に保管
- クラウドやバックアップに定期的にコピー（パソコンが壊れても消えないように）
会計ソフトを使っている場合は、請求書の発行・保存・検索がまとめて対応できるものもあります。
手作業のフォルダ管理が負担なら、そうしたサービスを検討するのも一つの方法です。
よくある質問（FAQ）
Q. スキャンした紙の領収書はどうなる？
紙で受け取った領収書は、そのまま紙で保存すれば問題ありません。
スキャンしてデータで保存する方法（スキャナ保存）もありますが、こちらは別の要件があるため、無理に取り組む必要はありません。
Q. 保存期間の5年・7年は、いつから数える？
原則として、その年の確定申告期限の翌日から数えます。
2026年分（2027年3月申告）なら、2027年3月16日ごろが起点です。
Q. データが消えてしまったら？
パソコンの故障やクラウドの解約でデータが失われると、保存義務を果たせません。
外付けHDDやクラウドに二重で置くのが安全です。
Q. 電子データを紙に印刷して保存するのはダメ？
原則としてデータのまま保存が必要です。
ただし前述の猶予措置に当てはまる場合は、データを消さずに残したうえで印刷物を併用する形が認められます。
Q. 領収書に貼る収入印紙のルールは？
保存とは別に、5万円以上の領収書には収入印紙が必要です（営業に関しないものは非課税）。
詳しくは領収書の基本の記事と収入印紙の記事をご覧ください。
まとめ：紙は5年、データは「消さずにそのまま」
- 請求書・領収書などの書類は5年保存（帳簿は7年。消費税の課税事業者は7年にそろえると安全）
- 2024年1月から、メール等でやり取りした請求書・領収書はデータのまま保存が義務
- 保存ルールは①改ざん防止②ディスプレイ等の備付け③日付・金額・取引先で検索
- 売上5,000万円以下なら③の検索要件は不要（ダウンロードに応じられればOK）
- 検索が必要でもファイル名を「日付_金額_取引先」にすれば対応できる
- 間に合わない場合は猶予措置あり。
まずはデータを消さずに保存すること
難しく考えず、「フォルダを1つ作って、決まった名前で入れる」。
ここから始めれば十分です。
記事の参考にした情報源
この記事は、以下の公式情報源を確認して執筆しています（2026年8月時点）。
制度は改正されることがあるので、実際の対応前に下記のリンク先で最新情報をご確認ください。
- 電子取引データの保存ルール・検索要件の簡易な方法・猶予措置：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）
- 制度の全体像：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
- 青色申告者の保存期間：国税庁 タックスアンサー No.2070「青色申告制度」
- 白色申告者の保存期間：国税庁 タックスアンサー No.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」
話し言葉で請求書のたたき台を作ってみる
保存の準備ができたら、あとは請求書を発行するだけ。
「毎回フォーマットを探すのが面倒」というときは、話し言葉で入力するだけでたたき台ができる無料ツール「書類メーカー」を使ってみてください。
「山田商事さんに、8月分のデザイン料として税抜10万円を請求。振込先は◯◯銀行」――こんなふうに普段のことばで入力するだけで、AI（Claude Opus）が項目を読み取り、あらかじめ用意されたひな形に流し込んで請求書のたたき台にします。
無料・登録不要でお使いいただけます。
作ったPDFは、この記事のルールどおりファイル名を付けて保存しておきましょう。