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請求書をメールで送るときの文面例｜件名・本文・PDF添付のマナー
請求書はできた。
あとは送るだけ――なのに、メールの書き出しで固まってしまう。
「請求書を添付します」だけでいいのか、何か添えるべきなのか。
はじめて取引先に請求書を送るときは、意外とここで時間を使います。
この記事では、そのままコピーして使える文例を中心に、件名の付け方、PDFの扱い、送ったあとの保存義務までをまとめます。
そもそも、メールで送っていいの？
問題ありません。
請求書の送付方法に法律上の決まりはなく、メールにPDFを添付する形は今や一般的です。
ただし、次の点だけ先に確認しておくとスムーズです。
- 取引先の経理が紙の原本を求めていないか（大企業や官公庁では郵送指定のことがあります）
- 送り先は担当者個人か、経理の共通アドレスか
- 締め日と送付期限（「毎月末締め、翌5日までに送付」など）
初回だけ「請求書はPDFをメールでお送りする形でも差し支えないでしょうか」と一言確認すれば、あとは毎月同じ形で送れます。
件名の書き方
経理担当者は大量のメールを処理します。
件名だけで中身が分かるようにするのが親切です。
おすすめの型：
【請求書】2026年8月分／株式会社◯◯（送り主名）
- 冒頭に 【請求書】 を付けると埋もれない
- 何月分かを入れる（探すときの決め手になります）
- 自分の名前・屋号を入れる
避けたいのは「お世話になっております」「ご連絡」といった中身の分からない件名です。
そのまま使える本文の文例
① 初回に送るとき
株式会社◯◯
経理ご担当者様
いつもお世話になっております。
△△（屋号・氏名）です。
2026年8月分の請求書をお送りいたします。
添付のPDFをご確認くださいませ。
ご請求金額：110,000円（税込）
お支払期限：2026年9月30日
お手数をおかけしますが、ご確認のほど
よろしくお願いいたします。
なお、今後もPDFでのご送付でお問題ないか、
念のためご確認いただけますと幸いです。
--------------------------------
△△（屋号）
氏名
メール：xxx@example.com
電話：000-0000-0000
--------------------------------
② 毎月送るとき（シンプル版）
株式会社◯◯
経理ご担当者様
お世話になっております。△△です。
2026年8月分の請求書を添付にてお送りいたします。
ご請求金額：110,000円（税込）
お支払期限：2026年9月30日
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
毎月のやり取りなら、これで十分です。
長い挨拶より、金額と期限が本文に書いてあることのほうが喜ばれます。
③ 入金が確認できないとき（催促）
株式会社◯◯
経理ご担当者様
お世話になっております。△△です。
8月分のご請求（金額110,000円／お支払期限 9月30日）について、
本日時点で入金の確認が取れておりませんでした。
行き違いでご対応いただいておりましたら、
何卒ご容赦ください。
念のため請求書を再度添付いたしますので、
ご確認いただけますと幸いです。
催促は「行き違いでしたら申し訳ありません」を必ず添えるのがコツです。
angryにならず、事実だけを淡々と書きます。
それでも動きがない場合の進め方は、請求書の書き方の記事の「未入金だった時の対処」で解説しています。
PDFで送るときの実務ポイント
ファイル名は「日付＋自分の名前」
20260831_請求書_△△.pdf
受け取った側がフォルダに入れたときに分かりやすく、自分の控えを探すときにも便利です。
会計の保存ルールを考えると、日付_金額_取引先の形で自分の控えを保存しておくとさらに実務的です。
パスワードは付けるべき？
かつて主流だった「パスワード付きZIP＋別メールでパスワード送付」（いわゆるPPAP）は、セキュリティ効果が薄いとして廃止する企業が増えています。
請求書は氏名・住所・口座番号を含むため配慮は必要ですが、相手から指定がなければ、通常のPDF添付で問題ないケースがほとんどです。
相手のルールに合わせましょう。
送信前の3点チェック
- 宛先アドレス（似た名前の別の取引先に誤送信しやすい）
- 添付し忘れ（「添付」と書いて添付なしはよくある失敗）
- 金額・振込先・期限（振込先の変更は必ず本文にも明記。黙って変えると偽装請求を疑われます）
送ったあとにやること
送信して終わりではありません。
メールで送った請求書PDFは、データのまま保存する義務があります（2024年1月から電子取引データ保存が義務化）。
- 送信済みのPDFを自分のフォルダにも保存する
- 印刷して原本を保存するだけでは要件を満たさない
くわしい保存ルール（改ざん防止・検索要件・売上5,000万円以下の特例）は、請求書・領収書の保存期間の記事にまとめています。
よくある質問（FAQ）
Q. 郵送とメール、両方送るべき？
相手が原本を求めていなければ不要です。
二重に送ると「どちらが正か」で経理が混乱します。
Q. 押印なしのPDFでも大丈夫？
法的には問題ありません。
取引先の慣習によっては押印を求められるため、その場合は電子印鑑で対応できます。
Q. 送信後に金額の間違いに気づいたら？
すぐに連絡し、訂正版を送ります。
件名に「【再送・訂正版】」と入れ、本文で「先ほどお送りした請求書に誤りがありました」と明記してください。
古いほうを破棄してもらうよう一言添えると確実です。
Q. 相手が読んだか分からなくて不安
送信後1〜2営業日たっても反応がないときは、「請求書が届いているかご確認いただけますか」と短く聞いて構いません。
督促ではなく確認なので、遠慮は不要です。
Q. 個人事業主でも「御中」「様」の使い分けは必要？
会社宛なら「株式会社◯◯ 御中」、担当者宛なら「株式会社◯◯ △△様」。
両方書くときは「株式会社◯◯ 経理ご担当者様」のようにします。
まとめ：件名と本文に「金額・期限」を書く
- 請求書のメール送付は法律上まったく問題なし。
初回だけ相手に確認すれば十分 - 件名は【請求書】2026年8月分／自分の名前
- 本文には金額と支払期限を必ず書く（PDFを開かなくても分かるように）
- ファイル名は日付＋請求書＋自分の名前
- 催促は「行き違いでしたら申し訳ありません」を添える
- 送ったPDFはデータのまま保存（2024年から義務）
文面は毎回考えるものではなく、一度作ってテンプレートにしてしまうのが正解です。
記事の参考にした情報源
この記事は、以下の公式情報源を確認して執筆しています（2026年8月時点）。
電子取引データの保存義務：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）
適格請求書の記載事項：国税庁「インボイス制度の概要」
メール文面・PPAP廃止などの実務慣行に関する部分は、複数の実務記事・専門家サイトを参照しつつ、当サービスで加筆修正しています。
話し言葉で請求書のたたき台を作ってみる
メールの文面が決まったら、あとは中身の請求書です。
「毎回フォーマットを探すのが面倒」というときは、話し言葉で入力するだけでたたき台ができる無料ツール「書類メーカー」を使ってみてください。
「山田商事さんに、8月分のデザイン料として税抜10万円を請求。支払期限は9月末、振込先は◯◯銀行」――こんなふうに普段のことばで入力するだけで、AI（Claude Opus）が項目を読み取り、あらかじめ用意されたひな形に流し込んで請求書のたたき台にします。
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PDFにしたら、この記事の文例を添えて送れば完了です。